Thema des Monats Juli 2024 – Häusliches Arbeitszimmer und Homeoffice ab 2023

In vielen Branchen ist eine flexible Arbeitsweise mit Homeoffice inzwischen üblich. Um dieser Entwicklung gerecht zu werden, hat der Gesetzgeber die steuerlichen Vorschriften für die Absetzbarkeit von häuslichen Arbeitszimmern und Homeoffice-Arbeitsplätzen überarbeitet.

Hier ein Überblick über die wichtigsten Neuerungen und was diese für Sie bedeuten.

Altregelung bis 31.12.2022

Bis Ende 2022 galt:

• Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer und dessen Ausstattung konnten nur dann steuerlich berücksichtigt werden, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand. Der Abzug war auf 1.250 EUR begrenzt.
  
• War das häusliche Arbeitszimmer der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung, konnten die tatsächlichen Aufwendungen ohne Begrenzung abgezogen werden.
  

Eine Homeoffice-Pauschale von 5 EUR pro Tag (max. 600 EUR pro Jahr) konnte geltend gemacht werden, obwohl ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand.

Neuregelung ab 1.1.2023

Seit dem 1. Januar 2023 gelten folgende Änderungen:

• Häusliches Arbeitszimmer: Tatsächliche Aufwendungen sind nur dann abzugsfähig, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit bildet. Alternativ zu den tatsächlichen Kosten für das Arbeitszimmer kann auch eine Jahrespauschale von 1.260 EUR abgezogen werden, die zeitanteilig gekürzt wird, wenn die Voraussetzungen nicht das ganze Jahr vorliegen.
  
  
• Tagespauschale: Für jeden Tag, an dem die berufliche Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt wird und keine andere erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird, kann eine Tagespauschale von 6 EUR (max. 1.260 EUR pro Jahr) abgezogen werden. Diese Pauschale gilt auch, wenn dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, auch wenn an diesen Tagen auswärts gearbeitet wird.

Vergleich Alt- und Neuregelung

• Häusliches Arbeitszimmer bildet den Mittelpunkt:
  • Bis 31.12.2022: tatsächliche Aufwendungen
  • Ab 1.1.2023: tatsächliche Aufwendungen oder Jahrespauschale (1.260 EUR)
    
    
• Häusliches Arbeitszimmer + kein anderer Arbeitsplatz:
  • Bis 31.12.2022: tatsächliche Aufwendungen bis 1.250 EUR
  • Ab 1.1.2023: Tagespauschale bis 1.260 EUR (bei dauerhaft vorhandenem anderen Arbeitsplatz, wenn überwiegend zu Hause gearbeitet wird)
    
    
• Arbeitsecke:
  • Bis 31.12.2022: Homeoffice-Pauschale bis 600 EUR (bei ausschließlicher Arbeit zu Hause)
  • Ab 1.1.2023: Tagespauschale bis 1.260 EUR (bei überwiegender Arbeit zu Hause und nicht aufgesuchtem anderen Arbeitsplatz oder dauerhaft fehlendem Arbeitsplatz)

Die Tagespauschale kann auch in Anspruch genommen werden, wenn zuhause (kein abgeschlossenes) häusliches Arbeitszimmer vorhanden ist, sondern lediglich in einer Arbeitsecke oder am Küchentisch gearbeitet wird.

Tatsächliche Aufwendungen

Folgende Aufwendungen fallen unter dem Begriff „tatsächliche Aufwendungen“ und können als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgezogen werden (anteilig nach Wohnfläche):

• Miete (sofern die Wohnung angemietet ist)
• Gebäudeabschreibungen und Schuldzinsen zur Immobilienfinanzierung (sofern die Wohnung im eigenen Eigentum steht)
• Nebenkosten (z.B. Strom, Wasser, Gas)
• Reinigungskosten (z.B. Lohn für Putzkraft)
• Hausrat- und Feuerversicherung
• Müllabfuhr- und Schornsteinfegergebühren
• Grundsteuer

Renovierungsaufwendungen, die ausschließlich das häusliche Arbeitszimmer betreffen, sind in voller Höhe als abziehbare Raumkosten zu berücksichtigen. Aufwendungen für die Renovierung von sogenannten Allgemeinflächen (z. B. Treppenhaus) oder des Gesamtgebäudes (z. B. Erneuerung der Heizungsanlage, Austausch von Fenstern und Türen, Sanierung des Daches) können hingegen nur anteilig abgesetzt werden.

Renovierungs- und Umbauaufwendungen, die für einen im Wesentlichen privat genutzten Raum anfallen (z. B. Räume wie Küche, Bad und Flur), dürfen nicht als allgemeine Gebäudeaufwendungen über den Flächenanteil des häuslichen Arbeitszimmers abgezogen werden (BFH, Urteil vom 14.05.2019 – VIII R 16/15).

Arbeitsmittel separat absetzbar

Aufwendungen für Arbeitsmittel (z.B. Bürostuhl, Schreibtischlampe, PC, Büromöbel) sind keine Raumkosten. Diese können zusätzlich steuerlich abgezogen werden. Dies gilt selbst dann, wenn das häusliche Arbeitszimmer selbst steuerlich nicht anerkannt wird, denn Arbeitsmittel gehören nicht zur Ausstattung des Arbeitszimmers.

Auch betrieblich oder beruflich veranlasste Telefon- und Internetkosten sind separat absetzbar; dies gilt auch, wenn für das Arbeitszimmer die Jahrespauschale abgesetzt wird.

Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung

Weitere Voraussetzung für die Ausübung des neuen Wahlrechts ist, dass der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer liegt.

• Definition entspricht der früheren Rechtslage
• Wesentliche und prägende Handlungen und Leistungen müssen dort erbracht werden.
  -> qualitativen Schwerpunkt der Tätigkeit
• Zeitliche Nutzung des Arbeitszimmers ist zweitrangig (nur Indizwirkung)

Abgeltungswirkung und Aufzeichnungen

Es müssen dem Finanzamt durch geeignete Aufzeichnungen die Voraussetzungen glaubhaft gemacht werden. Z.B. durch Arbeitszeitaufzeichnungen und Kalendereintragungen.

Exkurs für Selbständige und Gewerbetreibende

Nutzen Selbstständige ein Arbeitszimmer in der eigenen Immobilie, kann dieses zu Betriebsvermögen werden. Bei Aufgabe von Tätigkeit oder Eigenheim wird dann der Wertzuwachs anteilig entfallend auf das Arbeitszimmer besteuert – unabhängig von der Haltedauer der Immobilie..

Vorsicht! Leicht kann sich das Arbeitszimmer später als Steuerfalle entpuppen.

Dies gilt jedenfalls dann, wenn Unternehmer oder Freiberufler ihre Aufwendungen im Laufe der Jahre steuerlich geltend machen.

Was viele Selbstständige nicht wissen: Sobald sie in ihrer Gewinnermittlung eine Abschreibung für betriebliche Räume im Eigenheim als Betriebsausgaben ansetzen, ordnen Sie diese Räumlichkeiten automatisch dem Betriebsvermögen zu. Das Gleiche gilt, wenn ein Betriebsausgabenabzug für das häusliche Arbeitszimmer beantragt oder entsprechende Ausgaben in der Gewinnermittlung geltend gemacht werden. Was zunächst dazu dient, Steuern zu sparen, kann für Selbstständige später bei der Aufgabe ihrer Tätigkeit oder einem Verkauf der Immobilie zu einer teuren Überraschung werden. Denn dann besteuert das Finanzamt den erzielten Wertzuwachs der Betriebsräume.

Besteuerung des häuslichen Arbeitszimmers bei Betriebsaufgabe oder Immobilienverkauf

Die Grundlage der Berechnung bildet immer der anteilige Wert des häuslichen Arbeitszimmers. Dieser errechnet sich aus den Baukosten oder dem Kaufpreis der Immobilie im Verhältnis zur Fläche der beruflich genutzten Räume. Nach Abzug der jährlichen Abschreibungen ergibt sich daraus schließlich der Restbuchwert. Wird das Eigenheim oder die Eigentumswohnung verkauft, wird dieser Buchwert dem anteiligen Verkaufserlös gegenübergestellt. Bei der Geschäftsaufgabe dient der entsprechende Marktwert als Referenz.

Gerade nach langer Geschäftstätigkeit in den eigenen vier Wänden ergibt sich dadurch oft ein hoher Wertzuwachs, der dem Aufgabegewinn hinzugerechnet wird und damit die Steuerlast unerwartet nach oben treibt. Bei Selbstständigen, deren Steuerersparnis in Zusammenhang mit den geltend gemachten Raumkosten deutlich niedriger ausfiel, greift dann die Steuerfalle.

Das heißt, ihre Steuerbelastung ist durch den erzielten Wertanstieg des Arbeitszimmers höher als die über die Jahre erzielten Ersparnisse durch die angesetzten Aufwendungen.

Ausnahmeregelung von der Besteuerung

(Eigenbetrieblich genutzte Grundstücke von untergeordnetem Wert)

Nicht zum Betriebsvermögen zählt das Arbeitszimmer im Eigenheim, wenn

• dessen Marktwert nicht mehr als 20 % des Gesamtwerts der Immobilie ausmacht und
• höchstens 20.500 EUR beträgt.

Dabei werden bei der Ermittlung des Höchstwerts auch der anteilige Wert von Grund und Boden mit herangezogen. Vor diesem Hintergrund bleibt Selbstständigen die Überlegung einen möglichst kleinen Raum als Arbeitszimmer zu wählen. Zu bedenken bleibt allerdings auch in diesem Fall, dass mögliche Steigerungen des Marktwerts dazu führen könnten, dass der im Rahmen der Bagatellgrenze festgelegte Höchstwert überschritten wird.
Daher sollten die Grenzen, bestenfalls jährlich kontrolliert werden!

Praxis-Tipp: Tagespauschale als Alternative für die tatsächlichen Kosten

Statt Abschreibung und konkrete Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer geltend zu machen, kann es vor diesem Hintergrund vorteilhafter sein, die Tagespauschale in Höhe von 6 EUR pro Tag (max. 1.260 EUR pro Jahr) anzusetzen. Hiermit ist eine Einstufung eines Zimmers als Betriebsvermögen grundsätzlich nicht möglich.

Gefahr einer sog. Betriebsaufspaltung durch Überlassung des häuslichen Arbeitszimmers an die eigene GmbH

Der Vollständigkeit halber möchten wir abschließend auch darauf hinweisen, dass die Überlassung eines häuslichen Arbeitszimmers im Privathaus bzw. in der privaten Eigentumswohnung des Gesellschafters an seine GmbH zu einer sog. Betriebsaufspaltung führen kann.

Die Betriebsaufspaltung führt wiederum dazu, dass das Arbeitszimmer sowie die Geschäftsanteile der GmbH in das Betriebsvermögen des steuerrechtlich geschaffenen „gewerblichen Vermietungsunternehmens“ eingelegt werden muss.

Bei Beendigung der Betriebsaufspaltung können sich erhebliche stille Reserven ergeben, die sodann versteuert werden müssen.

Sollten Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, stehen wir gerne zu Ihrer Verfügung.

Ihr Team
Klinkenberg & Kloubert