Thema des Monats Oktober 2024 – Betriebsveranstaltungen – So vermeiden Sie Steuerfallen!

Betriebsveranstaltungen – Richtig feiern leichtgemacht:

„Wer hart arbeitet, darf auch feiern!“ Dieses Motto wird häufig bei Betriebsfeiern umgesetzt. Allerdings gibt es einige steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Aspekte, die berücksichtigt werden müssen, damit Sie und Ihre Mitarbeiter nicht durch Lohnsteuer und Sozialabgaben belastet werden.

Definition der Betriebsveranstaltung

Ob Weihnachtsfeier oder Sommerfest – bei Betriebsveranstaltungen gibt es zahlreiche steuer- und versicherungsrechtliche Aspekte zu beachten. Doch was genau zählt eigentlich als Betriebsveranstaltung?

Nicht jede Veranstaltung des Arbeitgebers erfüllt automatisch die Kriterien einer Betriebsveranstaltung.

Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Dabei ist es unerheblich, ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber, dem Betriebsrat oder dem Personalrat durchgeführt wird. Beispiele für Betriebsveranstaltungen sind:

• Betriebsausflüge
• Sommerfeste
• Weihnachtsfeiern
• Jubiläumsfeiern

Teilnehmen können:

• Aktive und ehemalige Mitarbeitende
• Leiharbeitnehmende
• Arbeitnehmende anderer konzernangehöriger Unternehmen
• Praktikanten, Referendare und ähnliche Personen sowie
• Begleitpersonen
• Geschäftsfreunde
• Kunden
• Lieferanten

Wichtig:
Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und eventuell Leiharbeitnehmenden oder Mitarbeitenden anderer Unternehmen im Konzernverbund besteht.

Für die Gewährung des steuerlichen Freibetrags ist es notwendig, dass die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Ausnahmen sind möglich, sofern die Begrenzung des Teilnehmerkreises nicht als Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen angesehen wird. Begünstigte Betriebsveranstaltungen können daher auch sein:

• Veranstaltungen für eine bestimmte Organisationseinheit des Betriebs, sofern alle Mitarbeitenden dieser Einheit teilnehmen können (Abteilungen, Standorte)
• Treffen für alle im Ruhestand befindlichen ehemaligen Mitarbeitenden (Pensionärs Treffen).
• Feiern für Mitarbeitende, die ein Dienstjubiläum feiern (Jubilar Feiern).

Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Regelungen einer Betriebsveranstaltung:

Zuwendungen des Arbeitgebers im Rahmen von Betriebsveranstaltungen bleiben bis zu einem Betrag von 110 Euro je Feier (für maximal 2 Veranstaltungen pro Jahr und pro Mitarbeiter) steu­er­frei. Darüber hinaus liegt steu­er­pflich­tiger Arbeits­lohn vor. Der Freibetrag ist personenbezogen zu betrachten. So kann der Freibetrag eines bestimmten Mitarbeiters auch für eine spätere Abteilungsveranstaltung herangezogen werden, wenn z.B. bereits 2 Veranstaltungen für die gesamte Belegschaft vorlagen, der Arbeitnehmer aber nur bei einer anwesend war.

Doch welche Aufwendungen gehören zu den Kosten der Betriebsveranstaltung?

Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung umfassen alle Aufwendungen des Arbeitgebers inkl. Umsatzsteuer. Dies gilt unabhängig davon, ob diese individuell den Mitarbeitenden zugeordnet werden können oder ob es sich um allgemeine Kosten für den äußeren Rahmen der Veranstaltung handelt. Hierzu zählen insbesondere:

• Aufwendungen für den äußeren Rahmen (Räume, Beleuchtung, Eventmanagement etc.)
• Speisen und Getränke
• Übernachtungs- und Fahrtkosten
• Musik, künstlerische Darbietungen, Eintrittskarten
• Geschenke
• Zuwendungen an Begleitpersonen

Reisekosten fallen ausnahmsweise an, wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und die Organisation den Mitarbeitern überlassen wird. Steuerfreie Erstattungen dieser Reisekosten durch den Arbeitgeber sind zulässig.

Um festzustellen, ob die Zuwendungen des Arbeitgebers innerhalb des Freibetrags liegen oder diesen überschreiten, sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers zunächst zu gleichen Teilen auf alle anwesenden Teilnehmenden der Betriebsveranstaltung aufzuteilen. Die Anzahl der eingeladenen Personen spielt hierbei keine Rolle.

Im zweiten Schritt ist der Anteil der Aufwendungen, der auf eine Begleitperson entfällt, dem jeweiligen Mitarbeitenden zuzurechnen. Für die Begleitperson kann kein zusätzlicher Freibetrag von 110 Euro angesetzt werden.

Überschreiten die Aufwendungen je Arbeitnehmer (ggfs. inkl. Begleitpersonen) den Freibetrag von 110 Euro, so stellt der übersteigende Betrag Arbeitslohn (Nettolohn) dar. Ferner entfällt der Vorsteuerabzug komplett, sofern die umsatzsteuerliche Freigrenze von 110 Euro pro Teilnehmer überschritten wird.

Bei Überschreiten des ertragsteuerlichen Freibetrags ist eine Pauschalbesteuerung des übersteigenden Betrages für Arbeitnehmer von 25% möglich, sodass der Arbeitslohn nicht nach den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers beim Arbeitnehmer versteuert werden und einbehalten werden muss. Die Pauschalsteuern werden komplett vom Arbeitgeber getragen, sodass der Mitarbeiter durch die Zuwendung nicht mit Kosten belastet wird. In Bezug auf diesen übersteigenden Betrag besteht normalerweise keine Beitragspflicht zur Sozialversicherung. Allerdings gibt es hier – analog der bereits seit Jahren gelebten Praxis –  eine wichtige Ausnahme zu beachten:

Eine Befreiung von der Sozialversicherungspflicht ist seit dem 22. April 2015 nur bei einer zeitnahen Pauschalversteuerung möglich.

Aber was versteht man unter einer zeitnahen Berücksichtigung?

Nach dem Protokoll des GKV-Spitzenverbands der Deutschen Rentenversicherung Bund und der Bundesagentur für Arbeit vom 20. April 2016 ist eine solche zeitnahe Pauschalversteuerung nur gegeben, wenn der Arbeitgeber die steuerrechtliche Behandlung bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen für das Jahr der Betriebsveranstaltung ändern kann, spätestens jedoch bis zum 28. Februar des Folgejahres.

Werden die Zuwendungen nach Ausstellung der Jahreslohnsteuerbescheinigungen oder bei einer nachträglichen Pauschalversteuerung im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung pauschal versteuert, sind diese nach derzeitigem Stand des GKV-Spitzenverbandes sozialversicherungspflichtig.

Aktuell hat auch das Bundessozialgericht in seinem Urteil (Aktenzeichen B 12 BA 3/22 R, Pressemitteilung vom 23. April 2024) bestätigt, dass für eine Befreiung von der Sozialversicherung eine zeitnahe pauschale Versteuerung erfolgen muss, d.h. die pauschale Versteuerung muss mit der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum erfolgen. Mit seinem Urteil ist das Bundessozialgericht der Auffassung der Vorinstanz, namentlich dem LSG Niedersachsen-Bremen, ausdrücklich nicht gefolgt.

Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Pauschalversteuerung von Betriebsveranstaltungen zeitnah, also vor Ausgabe der Lohnsteuerbescheinigungen, und spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres durchgeführt wird.

Im Falle einer verspäteten Berücksichtigung, bedeutet das leider, dass die Aufwendungen der Betriebsveranstaltung die den Betrag von 110 Euro je Arbeitnehmer übersteigen der Sozialversicherung zu unterwerfen sind. Diese Beträge gehören daher zum Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung. Es wird angenommen, dass der Wert je Mitarbeiter einen Nettowert darstellt. Diese Bezüge sind daher auf einen Bruttobezug hochzurechnen, um die Sozialversicherungsbeiträge korrekt zu ermitteln. Übernimmt der Arbeitgeber in diesem Fall den Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherung, stellt diese Übernahme einen geldwerten Vorteil dar, von dem ebenfalls Steuern zu erheben sind.

Übernimmt der Arbeitgeber die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung nicht, werden dem Mitarbeiter die anfallenden Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteile) bei der Gehaltsabrechnung einbehalten.

Üblicherweise übernimmt der Arbeitgeber in einem solchen Fall alle Kosten.

Wird im Rahmen einer späteren Sozialversicherungsprüfung festgestellt, dass die übersteigenden Beträge zur Betriebsveranstaltung nicht ermittelt und pauschaliert wurden, wird seit geraumer Zeit eine automatische Meldung an den Zoll erstellt.

In Falle der Betriebsveranstaltung handelt es sich um einen Verstoß über die (Nicht-) Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen. Es kann z.B. zu einem Ermittlungsverfahren wegen des Verdachtes des Vorenthaltens und Veruntreuens von Arbeitsentgelt gegen den Arbeitgeber/ gesetzlichen Vertreter kommen. Dies kann mit einer Freiheitsstrafe bis zu 5 Jahren oder mit einer Geldstrafe bestraft werden.

Wir möchten Sie daher darum bitten, uns alle relevanten Angaben rechtzeitig zu übermitteln, damit wir bis spätestens zum 28. Februar des Folgejahres die Pauschalversteuerung durchführen können. Dies gewährleistet, dass Sie als Arbeitgeber keine unnötigen Sozialversicherungsbeiträge entrichten müssen und schützt Sie vor möglichen zollrechtlichen Konsequenzen.

Aufwendungen für Geschäftsfreunde, Kunden und Lieferanten:

Die anteiligen Aufwendungen, die auf inländische Geschäftsfreunde, Kunden oder Lieferanten entfallen, gelten bei diesen als Betriebseinnahme und sind von diesen grundsätzlich zu versteuern oder können alternativ vom zuwendenden Unternehmen pauschal mit 30 % (gem.  § 37b Abs. 1 EStG ) versteuert werden.

Es gibt eine Sonderregelung die für Bewirtungskosten bei eintägigen Betriebsveranstaltungen ohne Übernachtung gilt. Hierbei handelt es sich steuerlich um Aufwendungen für eine geschäftliche Bewirtung, deren Vorteil nicht als Betriebseinnahme erfasst wird. Aufwendungen für die betrieblich veranlasste Bewirtung von Geschäftspartnern können nur in Höhe von 70 % der angemessenen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben und ohne Berücksichtigung eines Freibetrages (110 Euro) abgezogen werden. 30 % der Aufwendungen stellen – wie immer bei Bewirtungsaufwendungen – nicht abzugsfähige Betriebsausgaben dar.  Daher sind die bei eintägigen Betriebsfeiern anfallenden, steuerfreien Bewirtungskosten der Geschäftsfreunde aus der Bemessungsgrundlage für die Bewertung der Betriebsveranstaltung herauszurechnen.

Von den Aufwendungen für die Bewirtung der Geschäftsfreunde, Kunden oder Lieferanten im Rahmen der Betriebsveranstaltungen kann die Vorsteuern in vollem Umfang abgezogen werden.

Fazit

Betriebsveranstaltungen sind eine hervorragende Gelegenheit, den Zusammenhalt im Team zu stärken und den Mitarbeitern die verdiente Wertschätzung zu zeigen. Allerdings gibt es wichtige steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Aspekte, die nicht außer Acht gelassen werden dürfen. Diese Veranstaltungen geraten immer wieder in den Fokus von Betriebs- und Sozialversicherungsprüfungen. Daher ist es essenziell, dieses Thema besonders im Hinblick auf mögliche steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen ernst zu nehmen.

Falls Sie Rückfragen zu diesem Thema haben hilft Ihnen Ihr Lohnsachbearbeiter in Einzelfällen gerne weiter.

Ihr Team
Klinkenberg & Kloubert